Das Europäische Netzwerk für Menschenrechte ist eine zivilgesellschaftliche Organisation, die sich europaweit für den Schutz der Menschenrechte einsetzt. Der Verein koordiniert Projekte, Kampagnen und Initiativen mit zahlreichen internationalen Partnerorganisationen. Im Zentrum der Arbeit stehen hochsensible personenbezogene Daten – insbesondere von schutzbedürftigen Personen, Aktivistinnen, Aktivisten und Projektbeteiligten. Mit begrenzten Ressourcen und einem hohen Anspruch an Datenschutz war klar: Ein digitales, effizientes Datenschutzmanagementsystem musste her.
Herausforderung
Vor der Einführung eines digitalen Tools wurden alle datenschutzrelevanten Informationen papierbasiert geführt – von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten über Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOM) bis hin zu Einwilligungserklärungen. Diese Prozesse waren nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig und kaum skalierbar. Der wachsende Dokumentationsaufwand im Rahmen der DSGVO überforderte die vorhandenen Strukturen.
Umsetzung
Nach einem internen Auswahlprozess entschied sich der Verein für die GRASP German GRC-Plattform (Governance, Risk, Audit, Security Platform) der DextraData GmbH. Besonders überzeugt hat die einfache Bedienbarkeit und die DSGVO-konforme Struktur des Systems. Um die wichtige Arbeit der Organisation zu unterstützen, stellen wir von DextraData, eine kostenlose Version von GRASP German GRC zur Verfügung – ein wichtiger Aspekt für eine spendenfinanzierte Organisation. Die Plattform wurde innerhalb kürzester Zeit eingeführt, inklusive Schulungen durch den Anbieter. GRASP German GRC wird heute für die Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten, Auskunftsersuchen, Risikobewertungen und die digitale Ablage genutzt.
Ergebnis
Seit der Einführung von GRASP German GRC konnte das Europäische Netzwerk für Menschenrechte die Qualität seiner Datenschutzprozesse erheblich steigern. Die papierbasierte Verwaltung wurde nahezu vollständig abgelöst. Arbeitsprozesse sind jetzt strukturiert, transparent und revisionssicher. Die Auskunftserteilung nach DSGVO erfolgt schneller, und auch externe Anfragen lassen sich effizienter bearbeiten. Das Team fühlt sich sicherer im Umgang mit datenschutzrechtlichen Aufgaben – trotz begrenzter IT-Ressourcen.
„GRASP ist für uns ein echter Gewinn: Es vereinfacht die Umsetzung der DSGVO enorm und bringt Datenschutz in unseren Alltag – digital, sicher und effizient.“
– Thomas Graf, Projektleiter IT, Europäisches Netzwerk für Menschenrechte
