30 % schneller, 10 % effizienter: DB Fernverkehr setzt auf GRASP
Die DB Fernverkehr AG ist das Rückgrat des Hochgeschwindigkeits- und Fernverkehrs in Deutschland. Das Konzernunternehmen der Deutschen Bahn bringt täglich rund 360.000 Fahrgäste sicher und zuverlässig ans Ziel – quer durch die Republik und über die Landesgrenzen hinaus. Um diese Aufgabe auf höchstem Niveau zu erfüllen, braucht es nicht nur moderne Züge und eine reibungslose Betriebssteuerung, sondern auch ein starkes Fundament aus Qualität, Sicherheit und effizienten Prozessen. Genau in diesem Spannungsfeld bewegt sich der Bereich Sicherheit, Qualität, IMS und strategische Ressortsteuerung, geleitet von Gregor Schmid. Hier laufen alle HSQE-Themen zusammen und werden mit der Produktionsstrategie verknüpft – stets mit dem Anspruch, Sicherheit, Qualität und Kundenzufriedenheit im Einklang zu steigern.
Herausforderung
Vor der Einführung von GRASP war die Audit- und Compliance-Landschaft bei DB Fernverkehr stark von manuellen Prozessen geprägt. Prüfberichte mussten aus vielen einzelnen Dokumenten zusammengesucht, Daten händisch konsolidiert und Auswertungen mühsam erstellt werden. Der administrative Aufwand war hoch und wertvolle Ressourcen wurden an Bürokratie gebunden.
„In der Vergangenheit mussten für Auswertungen viele einzelne Dokumente manuell durchsucht und ausgewertet werden. Das hat viel Zeit benötigt.“
– Gregor Schmid, DB Fernverkehr AG
Neben der reinen Prozessoptimierung standen auch regulatorische Anforderungen im Vordergrund. Themen wie Datenschutz, Informationssicherheit, Datenintegrität sowie die Abbildung komplexer Bahnnormen mussten zuverlässig sichergestellt werden. Gleichzeitig galt es, die Effektivität der Audits zu steigern, ohne den bürokratischen Aufwand weiter wachsen zu lassen.
Umsetzung
Nach einem öffentlichen Vergabeverfahren entschied sich DB Fernverkehr für die Audit- und Compliance-Lösung GRASP von DextraData. Den Ausschlag gaben sowohl die hohe Qualität als auch die Kosteneffizienz der Lösung. Als besonders wertvoll erwies sich die Möglichkeit, interne Kontrollpläne zur Überwachung der Unternehmerpflichten in GRASP abzubilden, und das umfangreiche Maßnahmenmanagement. Damit entstand ein System, das Transparenz schaffte, Effizienz steigerte und Synergien zwischen unterschiedlichen Prüfprozessen ermöglichte.
Die Einführung verlief strukturiert und partnerschaftlich. Ein durchdachtes Projektmanagement mit starkem Stakeholder-Management und einem gezielten Change-Prozess sorgte für Akzeptanz und Nachhaltigkeit. Entscheidend war dabei auch die enge Zusammenarbeit mit den Experten von DextraData, die nicht nur durch schnelle Reaktionszeiten, sondern auch durch tiefes Verständnis für die spezifischen Anforderungen der Bahn überzeugten.
„GRASP hat unsere Erwartungen in allen Belangen erfüllt. Die Zusammenarbeit mit DextraData funktioniert unkompliziert, partnerschaftlich und reibungslos – sie fühlt sich nicht anders an als bei internen Dienstleistern.“
– Gregor Schmid, DB Fernverkehr AG
Ergebnis
Die Einführung von GRASP führte zu spürbaren Verbesserungen in allen Bereichen. Auditoren wie auch Mitarbeiter, die mit Kontrollplänen arbeiten, nahmen die Lösung schnell an. Prüfungen und Ergebnisse sind heute klar nachvollziehbar und steuerbar. Drei bisher getrennte IT-Systeme wurden in einer Plattform zusammengeführt. Gemeinsam mit DextraData entstand zudem ein FMEA-Tool für Hochrisikoanwendungen.
Besonders eindrucksvoll sind die quantifizierbaren Erfolge:
„Wir sparen bei der Erstellung unserer Managementbewertung rund zwei bis drei Monate Durchlaufzeit. Die Durchlaufzeit in der Berichterstellung konnte zudem um ca. 30 % reduziert werden. Außerdem haben wir rund zehn Prozent Auditorenkapazität eingespart – Ressourcen, die nun für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung stehen.“
– Gregor Schmid, DB Fernverkehr AG
Die Veränderungen waren nicht nur technisch, sondern auch kulturell spürbar: Auditoren arbeiten heute simultan an gemeinsamen Anforderungskatalogen – ein Quantensprung gegenüber der früheren Einzelarbeit.
Ausblick
Mit der erfolgreichen Einführung von GRASP ist die Grundlage gelegt, die Lösung Schritt für Schritt auf weitere Prüf- und Auditthemen auszuweiten. Schon jetzt zeigt sich, dass das System flexibel skalierbar ist und sich durch seine einheitliche Oberfläche und intuitive Nutzerführung leicht in neue Anwendungsfelder übertragen lässt.
„Das System scheint geeignet für vielfältige Prüf- und Auditthemen. Die schnelle Anpassbarkeit ermöglicht einen kurzdrehenden KVP und eine einfache Einführung.“
– Gregor Schmid, DB Fernverkehr AG
Als nächste Projekte stehen die Implementierung eines FMEA-Moduls sowie eines Hygienemoduls auf der Agenda. Damit verfolgt DB Fernverkehr konsequent das Ziel, die Audit- und Compliance-Prozesse noch effizienter und zukunftssicherer aufzustellen.
