BCM-Tool Vergleich: Warum Excel und kostenlose Software für Ihr Krisenmanagement nicht ausreichen

In einer Welt, die von Cyberangriffen, fragilen Lieferketten und strengen Regulatoren wie NIS2 oder DORA geprägt ist, ist Business Continuity Management (BCM) kein optionales „Projekt“ mehr – es ist die Lebensversicherung Ihres Unternehmens. Doch viele Verantwortliche stehen vor der Frage: Reicht eine Excel-Tabelle, soll ich eine kostenlose Open-Source-Software nutzen oder ist die Investition in ein professionelles BCM-Tool notwendig?

Im Blogartikel erfahren Sie, wo die Unterschiede bei der BCM-Tool-Wahl liegen und wie Sie die richtige Wahl für Ihre Resilienz-Strategie treffen.

Was ist ein BCM-Tool?

Ein BCM-Tool – auch als Business Continuity Management Program oder BCMP-Lösung bezeichnet – ist eine Software zur Zentralisierung, Verwaltung und Operationalisierung von Artefakten und Prozessen in den Bereichen Business Continuity, Disaster Recovery und Krisenmanagement. Im Fall von Krisen, Störungen und Notfällen können Unternehmen kritische Geschäftsprozesse schnell wieder aufnehmen. Ein BCM-Tool ist eine Software, die Unternehmen hilft, diese Prozesse zu überwachen, zu planen und zu testen. Des Weiteren erfasst die Software Daten für Business Impact Analysen – BIAs, die Speicherung von Plänen, das Übungsmanagement, die Zugriffskontrolle und die Berichterstellung, um Kontinuitäts- und Wiederherstellungsaktivitäten zu unterstützen.

Ein BCM-Tool ist somit eine Schlüsselressource, um sicherzustellen, dass Unternehmen auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sind und die Geschäftskontinuität gewahrt bleibt.

Business Continuity Management (BCM): Aufgaben, Standards, Tools

Bei welchen Aufgaben unterstützt ein BCM-Tool?

Ein BCM-Tool unterstützt den gesamten Lebenszyklus und schafft Konsistenz über Organisationseinheiten hinweg, insbesondere bei vielen Standorten, komplexen Abhängigkeiten oder hohen Audit Anforderungen. Bevor wir in den Vergleich gehen, definieren wir den Standard. Ein effektives BCM-Tool funktioniert nicht als eine Ablage für Notfallpläne. Es ist das Herzstück Ihrer organisatorischen Resilienz und sollte folgende Phasen des BCM-Lebenszyklus nach ISO 22301 digital abbilden:

Kurze Definition zum PDCA-Zyklus, der auch als Demingkreis oder Shewhart-Zyklus bekannt ist: Es handelt sich um einen Verbesserungsprozess zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von Organisationen. Er beschreibt einen iterativen Regelkreis, mit dem Prozesse geplant, umgesetzt, überprüft und gezielt angepasst werden. PDCA steht für Plan – Do – Check – Act und wird im Deutschen häufig mit Planen, Ausführen, Überprüfen und Handeln übersetzt. Der Zyklus unterstützt Organisationen dabei, aus Erfahrungen zu lernen, Schwachstellen systematisch zu identifizieren und Verbesserungen nachhaltig zu verankern.
Ursprünglich aus der Qualitätssicherung stammend, wird der PDCA-Zyklus heute branchenübergreifend eingesetzt – so auch im Business Continuity Management, im Risikomanagement, in GRC-Strukturen sowie bei Managementsystemen wie ISO 22301.

Phasen des BCM-Lebenszyklus nach ISO 22301

1. Business Impact Analyse (BIA-Unterstützung)
   Strukturierte Erfassung und Bewertung kritischer Prozesse, Abhängigkeiten und tolerierbarer Ausfallzeiten.
2. Plan und Runbook Management
   Zentrale Pflege von Business Continuity Plänen, Wiederanlaufplänen und Eskalationsplänen inklusive Versionierung, Freigaben und Audit Trail sowie eine Risikoanalyse zur Bewertung von Bedrohungsszenarien.
3. Verknüpfung mit IT Wiederherstellung
   Abbildung von RTO und RPO je Service und Zuordnung zu technischen Maßnahmen, Testresultaten und Wiederherstellungsstrategien.
4. Übungen und Tests: Planung, Durchführung und nachvollziehbare Dokumentation von Übungen inklusive Maßnahmenverfolgung.
5. Reporting und Nachweise: Management Reports, Reifegradübersichten, offene Maßnahmen, Audit Nachweise, Lieferantenstatus. Dashboard für die Geschäftsführung und Auditoren.

Welche Lösung passt, hängt von Regulierung, Prozessreife, Integrationsbedarf in GRC und der vorhandenen IT Landschaft ab.

Der Vergleich: Drei Wege zum BCM

1. Der Klassiker: Excel & Word (Manuelle Verwaltung)

Viele Unternehmen starten ihr BCM mit Tabellenkalkulationen. Im Überblick finden Sie, welche Vorteile und Nachteile die Excel-Nutzung hat:

• Vorteile: Keine zusätzlichen Softwarekosten, hohe Flexibilität.
• Nachteile: Ein „BIA-Excel-Monster“ ist kaum wartbar. Versionierungsprobleme, fehlende Verknüpfungen zwischen Prozessen und IT-Assets sowie mangelnde Revisionssicherheit machen Audits zur Qual. Excel-Tabellen sind nur für Kleinstunternehmen geeignet. Für den Mittelstand und Enterprise-Bereich stellt das ein hohes Haftungsrisiko dar.

2. Kostenlose Software & Open-Source-Tools

Spezialisierte Open-Source-Frameworks bieten strukturiertere Ansätze als Excel.

• Vorteile: Strukturierte Datenbank, oft erweiterbar, keine Lizenzgebühren.
• Nachteile: Hoher Aufwand bei der Implementierung und Wartung („hidden costs“). Oft fehlt der Support, deutsche Compliance-Standards (wie BSI IT-Grundschutz) sind nicht immer vorkonfiguriert, und die Benutzerfreundlichkeit leidet.

Für folgende Teams eignet sich das: Für IT-affine Teams mit viel Zeit, aber oft riskant bei kritischen Infrastrukturen.

3. Professionelle Enterprise-Lösungen (z.B. GRASP GERMAN GRC)

Hierbei handelt es sich um integrierte Plattformen, die BCM als Teil der gesamten Governance, Risk & Compliance (GRC) Landschaft sehen.

• Vorteile: Automatisierte Workflows, intuitive Dashboards, garantierte Compliance (ISO 22301, NIS2 ready), Verknüpfung mit dem Datenschutz (DSGVO) und IT-Security.
• Nachteile: Initialkosten für Lizenzen und Setup.
• Warum sollten Unternehmen auf diese BCM-Software-Lösung setzen? Sie ist die sicherste und langfristig effizienteste Lösung für Unternehmen, die keine Ausfallzeiten riskieren können. Zudem können Unternehmen mit dem BCM-Tool von dem kostenlosen 30-tägigen Probezeitraum profitieren.

Warum „kostenlos“ im BCM oft teuer wird

Wer am BCM-Tool spart, zahlt oft an anderer Stelle drauf:

• Personalkosten: Manuelle Datenpflege frisst wertvolle Arbeitszeit Ihrer Experten.
• Fehlerrisiko: Wenn im Ernstfall der Notfallplan veraltet ist, weil die Excel-Liste nicht aktualisiert wurde, entstehen Millionenschäden.
• Compliance-Strafen: Neue Richtlinien wie NIS2 fordern einen Nachweis über die Angemessenheit der Maßnahmen. Ein lückenhaftes BCM-System kann hier zu empfindlichen Bußgeldern führen.

Checkliste: So wählen Sie Ihr BCM-Tool aus

1. Mandantenfähigkeit & Berechtigungen: Können verschiedene Abteilungen in der mit dem Tool für BCM autark arbeiten?
2. Reporting auf Knopfdruck: Kann ich dem Auditor sofort einen revisionssicheren Bericht vorlegen?
3. Benutzerfreundlichkeit: Ist das Tool so intuitiv, dass auch Fachabteilungen (nicht nur IT-Profis) ihre Daten gerne pflegen?
4. Schnittstellen: Lässt sich das Tool an CMDB- oder HR-Systeme anbinden?
5. Zukunftssicherheit: Bildet das Tool kommende regulatorische Anforderungen (z.B. DORA) ab?

BCM richtig aufsetzen: Warum professionelle Tools den Unterschied machen

Ein professionelles BCM-Tool schafft die Grundlage dafür, dass Unternehmen auch in Ausnahmesituationen strukturiert, schnell und sicher reagieren können. Einfache Lösungen wie Excel oder kostenlose Tools können beim Einstieg helfen, reichen jedoch für nachhaltiges, revisionssicheres Business Continuity Management meist nicht aus.

Wer BCM ganzheitlich denkt, benötigt eine Lösung, die Prozesse, Risiken, Verantwortlichkeiten und Dokumentationen zentral abbildet und kontinuierlich weiterentwickelt. Genau hier setzt DextraData an: Mit GRASP erhalten Sie eine leistungsfähige Softwarelösung, ergänzt durch fundierte methodische Beratung – für ein BCM bzw. BCM-Tool, das nicht nur dokumentiert ist, sondern bei einem kritischen Ereignis bzw. einer Cyberattacke funktioniert.